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5 Passos para Aumentar a Produtividade da sua Equipe Externa

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Atualmente, a palavra produtividade se tornou um dos grandes desafios das organizações de todos os portes, principalmente aquelas que possuem equipe externa, sejam operacional ou comercial.

Isso ocorre porque as equipes que realizam serviços externos têm sua rotina constantemente alterada por fatores externos diversos e não controláveis internamente pelos seus gestores, como clima, trânsito, acidentes, etc.

Otimizar processos, reduzir despesas, desperdícios e potencializar o capital humano passou a ser assunto primordial na gestão estratégica dessas empresas e isso é ainda mais nítido ao se depararem com várias tendências tecnológicas que apoiam a produtividade operacional.

Neste artigo, você poderá compreender como o aumento da produtividade pode ser alcançado pelas empresas de forma eficaz, com envolvimento dos colaboradores e utilização de recursos tecnológicos disponíveis. E ainda se familiarizará com alguns passos que o ajudarão no aumento da produtividade das equipes externas da sua empresa.

 

Identificação das Falhas

A identificação de falhas torna possível avaliar a etapa em que a produtividade está comprometida e buscar solução para automatizar processos e eliminar gastos extras no gerenciamento de serviços e equipes.

 

Planejamento

O aumento da produtividade também está ligado a um bom planejamento e sua estratégia de execução. Estas informações definidas, alinhadas e bem aplicadas garantirão que a empresa se sobressaia em várias situações sem comprometer seu posicionamento no mercado e auxiliar na gestão de operações.

 

Capacitação

Não tem como falar em produtividade sem falar de gestão de equipes de trabalho que executarão as atividades estabelecidas. Investir em capacitação é muito importante para que o trabalho proposto seja realizado com eficiência, atenção e poucas margens de erros.

 

Comunicação

Para que as equipes de campo executem as atividades nos prazos definidos, é importante que tenham acesso a todas informações do negócio. É imprescindível haver comunicação entre as áreas interna e externa, com informações precisas do serviço que será executado. Exemplo: (Ordem de serviço, vendas externas, assistência técnica, otimização rotas, etc).

 

Tecnologias Colaborativas

Existe hoje uma série de ferramentas que podem contribuir com a Gestão de Equipe Externas.  São as tecnologias colaborativas cada vez mais presentes nas organizações, com o objetivo de aumentar a produtividade dos serviços externos e devido à sua relevância atual, vamos detalhar um pouco mais este passo.

As tecnologias colaborativas se baseiam em softwares que disponibilizam uma série de facilidades do conceito de Cloud Computing (Computação em Nuvem) que melhoram e agilizam a comunicação entre todas as áreas das empresas, além de organizar o capital intelectual, padronizar tarefas e otimizar processos de forma prática, segura e inovadora, facilitando a execução dos trabalhos em grupo. Vamos entender melhor:

Conectividade: A capacidade de realizar e manter conexões entre profissionais, ideias e tecnologias é uma competência muito valorizada nos dias atuais. Com isso a cada dia as tecnologias veem ganhando mais espaço por tornarem possível a criação de ordem de serviços, distribuição de tarefas e envolvimento entre os participantes, o que aumenta a produtividade das equipes de campo.

Qualidade da comunicação: Os recursos internos de comunicação facilitam o contato, sejam em áreas internas ou externas, entre colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros em um mesmo assunto. As tecnologias colaborativas facilitam ambientes para reuniões online, alinhamento de informações que contribuem no esclarecimento de dúvidas, retrabalhos e danos.

Agilidade para a tomada de decisões: Havendo qualidade na comunicação, mais ágil e prática será a tomada de decisões dentro das empresas. A coleta de dados em uma plataforma online, avaliação e validação de relatórios, proporciona-se uma visão abrangente do negócio e escolhas assertivas.

Compartilhamento e armazenamento de documentos: As ferramentas colaborativas, permitem compartilhamento e armazenamento de informações acessíveis para equipe remota em qualquer lugar, com segurança, sem riscos de perdas e de comprometer a produtividade das equipes. Além de acesso remoto com condições para realizar trabalhos a distância com flexibilidade e participação efetiva no processo.

Organização e Gerenciamento: Essas ferramentas também facilitam as reorganizações de processos internos, estabelecem padrões e eliminam desperdícios. Do mesmo modo, as atividades podem ser organizadas e gerenciadas por recursos que permitem a delegação de atividades, acompanhamento, controle, definição de prioridades de acordo com as necessidades das equipes.

 

Redação: Flávia Cotta – Analista Comercial da Digicade
Revisão: Camilla Greco – Analista de Marketing da Digicade

 


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 equipes de campo

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